4.3.5
EDI zefektivňuje procesy, snižuje chybovost a šetří náklady
Verlag Dashöfer
Náklady na zavedení systému záleží na změnách nutných v podnikovém informačním systému. Následný provoz již nebývá finančně příliš náročný. O jeho efektivitě svědčí fakt, že žádná firma, která systém EDI zavedla, se zpět k papírové nebo PDF formě nikdy nevrátila. Elektronická výměna dat byla v minulosti výsadou zejména velkých podniků. Koronakrize ukázala, že výhodná může být i pro malé hráče.
Elektronická výměna dat EDI (Electronic Data Interchange) je moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů elektronickou formou. Přináší benefity v automatizaci procesů, ve snížení chybovosti při předání a převzetí informací a oproti manuálnímu zpracování dokladů přináší značné úspory času.
NahoruOdpadá manuální práce
V oblasti maloobchodu je EDI dnes již zcela nepostradatelnou technologií. I malý dodavatel, který s EDI začne s jedním obchodním partnerem, získá ve střednědobém horizontu řadu úspor a benefitů. "O to jednodušší je následně přidání dalších partnerů či rozšíření o další typy vyměňovaných zpráv v rámci kompletního obchodního a logistického toku dokladů," vysvětluje Viktor Petráš, obchodní a marketingový ředitel společnosti Editel CZ & SK. "Nejčastějším důvodem jejího pořízení je pro maloobchodníka obrovská úspora manuální práce, kterou za zaměstnance udělá počítač. Odpadá přepisování přijatých faktur do vlastního podnikového informačního systému nebo dodacích listů při příjmu zboží. S tím souvisí i minimální chybovost, protože i sebepečlivější zaměstnanec nějakou tu chybu při přepisování občas udělá," přidává se David Reichel, Business Development Manager společnosti GRiT. Především vedení poté vnímá také velký přínos ve sjednocení procesů pro svůj dodavatelský řetězec. Jsou nastavena jasně daná pravidla, která jsou díky rychlému a přesnému přenosu strukturovaných dat snadno kontrolovatelná a na případné chyby v dodávkách je možné velmi rychle reagovat.
NahoruAutomatizují se procesy
Podobně jako u dalších technologických nástrojů pandemie akcelerovala i rozvoj EDI. Nedostatek zaměstnanců z důvodů péče o děti, nemoci nebo jejich pouhá nepřítomnost v kancelářích donutil společnosti přeorganizovat a zefektivnit spoustu procesů, které se dříve dělaly manuálně. "V období, kdy řada společností plně přešla na home office a kolegové se nemohou osobně potkávat v kancelářích, je elektronizace procesů na vzestupu. EDI plně automatizuje procesy v oblasti objednávek zboží, přes jeho dodávku až po fakturaci," potvrzuje Viktor Petráš. Díky automatickým exportům a importům dokladů (například u objednávek nebo faktur) je možné se plně spolehnout na jejich zobrazení v IS/ERP a dále je zpracovávat již prostřednictvím vzdálených přístupů z bezpečí domova. Koronakrize proto přiměla firmy k rozšíření EDI procesů a jejich uvedení do běžného, bezobslužného provozu.
NahoruZprávy využívají klíče
EDI zprávy obvykle využívají GS1 identifikační klíče, jako je například GLN pro identifikaci partnerů nebo GTIN pro identifikaci zboží. Ve standardních strukturovaných zprávách má každá položka svoje místo. "Přiblížit to můžeme na rozdílu dopisu a formuláře. V dopisu nemáme předem určeno, kde má být uvedeno datum, podpis nebo oslovení. Jedná se tedy o zprávu nestandardní. Kdežto formulář nám předem říká, do které kolonky máme napsat jméno, datum narození nebo číslo občanského průkazu. Každá položka ve formuláři má svoje pevně stanovené místo a jeho vyplněním vlastně vytváříme jednoduchý standard," vysvětluje Hana Strhalová, manažerka EDI ve společnosti GS1 Czech Republic. Velmi užitečná je provázanost jednotlivých zpráv, které doplňují zprávy kontrolní. Partnerům v dodavatelském řetězci ulehčí práci i možnost přenosu dat z logistické etikety (primárně SSCC kódu) přímo v elektronickém dodacím listu.
NahoruObjem zvyšuje účinnost
Pro zavedení EDI není rozhodujícím kritériem obrat společnosti. Důležitější pro volbu správného řešení jsou počty dokumentů (např. objednávek nebo faktur), které má potenciální uživatel v plánu si vyměňovat se svými partnery a dále pak s tím související míra integrace s jeho IS/ ERP. "Podle těchto kritérií je v případě nízkých počátečních objemů…
