4.3.4
Elektronická výměna dat EDI - jak na ni?
Verlag Dashöfer
NahoruÚvod
Tento dokument je určen všem zájemcům o elektronickou výměnu dat. Jeho cílem je seznámit je s problematikou elektronické výměny dat se zaměřením na její výhody a popsat jednotlivé typy řešení. V druhé části dokumentu jsou obsaženy informace, jak vybírat EDI řešení, a přiložen slovníček pojmů spolu s přehledem typů jednotlivých EDI zpráv.
Elektronická výměna dat (EDI) je technologie "stará“ již několik desítek let. Jedná se o způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů (jako jsou objednávky, dodací listy, faktury apod.) elektronickou formou. Kompatibilita při této komunikaci je zajištěna používáním mezinárodního standardu. Pro oblast obchodu je tento standard zajišťován systémem EANCOM, který v sobě zahrnuje většinu dokumentů obvykle používaných v obchodní praxi.
Způsoby EDI komunikace se neustále vyvíjejí a již dávno EDI neznamená drahou technologii určenou pouze pro velké podniky se silným IT zázemím, tak jako tomu bylo v minulosti. Většinu současných EDI řešení lze rozdělit podle způsobu zpracování a distribuce zpráv do tří skupin, kdy probíhá výměna zpráv přímo mezi koncovými subjekty, prostřednictvím VAN operátora nebo prostřednictvím poskytovatele EDI služeb.
Mezi přínosy EDI komunikace patří zejména zefektivnění a zkvalitnění procesů ve firmě, nárůst kvality informací a z toho plynoucí úspory. Při zavádění EDI je nutná úzká koordinace mezi dodavatelem zpráv, příjemcem zpráv a poskytovatelem EDI služeb, aby těchto přínosů bylo dosaženo.
Nahoru1. CO JE TO ELEKTRONICKÁ VÝMĚNA DAT?
Snad všechny příručky a materiály o elektronické výměně dat obsahují následující definici tohoto pojmu:
EDI – tedy elektronická výměna dat (z anglického Electronic Data Interchange) - je moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních
a jiných dokumentů elektronickou formou.
Tuto strohou formulaci si lze přiblížit například takto: objednávka pořízená v informačním systému odběratele se automaticky přenese až do informačního systému dodavatele.
Cílem EDI je postupně nahradit papírové dokumenty elektronickými, snížit tak náklady spojené s jejich výměnou a současně zvýšit efektivitu a kvalitu prováděných procesů. EDI doklady mají stejnou právní váhu jako dokumenty "papírové". Pomocí EDI mohou být propojeny různé informační systémy vně i uvnitř společnosti.
Výměna dat touto formou je rychlejší a díky automatizaci celého procesu také mnohem levnější.
Na příkladu s objednávkou si můžeme ukázat, jaký je rozdíl v jejím zpracování uvnitř podniku bez využití EDI a naopak s jeho využitím.
Objednání zboží tradičním způsobem – bez využití EDI
Vypadá u Vás objednávání podobně? Podívejme se, jak se celý proces může změnit za použití EDI:
Objednání zboží s použitím EDI
EDI je technologie "stará“ již několik desítek let. První projekty EDI vznikaly v 60. letech v oblasti automobilového průmyslu. EDI komunikaci upřesňují a definují nadnárodní standardy, nejde tedy o žádnou novinku s krátkou životností, ale léty ověřenou technologii, kterou lze používat s obchodními partnery z celého světa. Díky internetu a moderním technologiím dnes existují EDI řešení, dostupné prakticky každému, které lze používat prakticky v libovolném oboru a odvětví.
Nahoru1.1. Společná řeč EDI
Kompatibilita při této komunikaci je zajištěna používáním mezinárodního standardu, který nese označení UN/EDIFACT. Kontrolu dodržování standardu, jeho správu a vývoj zajišťuje globální organizace GS1, která působí také v České republice a na Slovensku. EDIFACT je obecná a mezioborová norma, v rámci které vznikají konkrétní aplikační normy pro jednotlivá odvětví, jako je obchod, bankovnictví, automobilový průmysl, doprava, státní správa apod.
Pro oblast obchodu, zejména se spotřebním zbožím, je touto aplikační normou systém EANCOM. Jedná se o podmnožinu normy EDIFACT, která pro identifikaci zboží, služeb a komunikujících partnerských organizací využívá systému EAN kódů (EAN-UCC).
S rozvojem informačních technologií se začaly prosazovat zprávy ve formátu XML (ebXML), které se dnes již běžně používají. V zásadě však jde spíše o formu zpráv, přičemž obsah vychází z ustálených oborových norem UN/EDIFACT.
Mezi nové formáty založené na XML patří např. ISDOC (Information Systems Document), který by měl v budoucnu sloužit jako jeden z formátů pro elektronickou fakturaci. Zajímavostí je, že jeho budoucí podporu ohlásili významní výrobci účetních a ekonomických systémů v ČR. Díky této podpoře mohou zejména menší firmy přijímat faktury elektronicky s možností snadného importu do systému bez dodatečného zásahu dodavatele informačního systému, což může přispět k plynulejšímu rozvoji elektronické výměny dokumentů.
Nahoru1.2. Typy zpráv
Standard EANCOM v sobě zahrnuje většinu dokumentů obvykle používaných v obchodní praxi. V našich podmínkách jsou v současné době nejvíce rozšířeny následující typy zpráv:
• ORDERS - Objednávka
• ORDRSP - Potvrzení objednávky
• INVOIC - Faktura
• INVRPT - Přehled zásob
• DESADV - Avízo o odeslání zboží
• RECADV - Potvrzení příjmu zboží
• PRICAT - Katalog zboží a cen
A dále se používají tyto servisní zprávy:
• CONTRL - Kontrolní zpráva
• APERAK - Potvrzení o převzetí zprávy aplikací
Detailní seznam EDI zpráv, včetně popisu k čemu tyto zprávy slouží, je uveden v příloze na tohoto dokumentu.
Nahoru1.3. Bezpečnost dat při EDI komunikaci
Otázky zabezpečení dat přenášených cestou EDI jsou řešeny jednak softwarově přímo v systémech EDI, dále použitím kryptografických metod (šifrování, klíče, digitální podpis) pro komunikaci mezi jednotlivými systémy a v neposlední řadě implementací digitálního podpisu a šifrování přímo do zpráv EDIFACT.
Nahoru1.4. Elektronický podpis
Elektronický podpis slouží zejména pro:
• ověření identity podepisujícího,
• ověření integrity zprávy (že zpráva nebyla změněna).
Elektronický podpis slouží k ověření totožnosti odesílatele dokumentu. Je to informace, zašifrovaná soukromým klíčem, která se připojuje k elektronickým datům, aby identifikovala odesílatele příjemci, a která rovněž zajišťuje integritu dat. Podpis se vždy vztahuje na data, ke kterým byl připojen.
Elektronický podpis je vytvořen pomocí:
• kryptografické transformace z elektronické zprávy nebo datového souboru
• soukromého klíče podepisujícího subjektu
Elektronický podpis má tyto vlastnosti:
• Identifikuje původce podpisu - příjemce bezpečně ví, kdo je autorem či odesílatelem zprávy
• Zaručuje integritu zprávy - příjemce má jistotu, že zpráva nebyla změněna v průběhu transportu, což ruční podpis může zajistit jen stěží
• Zaručuje nepopiratelnost - odesílatel nemůže popřít, že danou zprávu s daným obsahem opravdu odeslal
• Prostředky k podepisování může mít daná osoba pod svou výhradní kontrolou, tzn., že podpis nelze napodobit
Podle současné právní úpravy (září 2009) zákon nevyžaduje u účetních dokumentů vyměňovaných mezi subjekty prostřednictvím elektronické výměny dat (EDI) použití elektronického podpisu a to ani pro účely daňové evidence. Tato právní úprava vychází z doporučení EU o právních aspektech EDI, které již samo o sobě svou technologií zaručuje věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu dokumentů.
Nahoru2. ZÁKLADNÍ TYPY EDI ŘEŠENÍ
Způsoby EDI komunikace se neustále vyvíjejí a již dávno EDI neznamená drahou technologii určenou pouze pro velké podniky se silným IT zázemím, tak jako tomu bylo v minulosti. Většinu EDI řešení lze zařadit podle způsobu zpracování a distribuce zpráv do tří základních kategorií:
• Výměna zpráv mezi koncovými subjekty
• Výměna zpráv prostřednictvím VAN operátora
• Zpracování a výměna zpráv prostřednictvím poskytovatele EDI služeb
Uvedené typy řešení se významně liší v náročnosti jejich zprovoznění pro zapojené obchodní strany. Z hlediska funkčnosti se jejich rozdílnosti v současné době až na výjimky (EDI provozované jen přes webové portály) stírají. V následujícím textu jsou popsány jejich hlavní rysy.
EDI komunikace slouží především k propojení informačních systémů nezávislých obchodních partnerů. Tyto informační systémy mohou obecně pracovat na různých softwarových a hardwarových platformách a úkolem EDI je propojení těchto systémů na základě obecně přijímaného standardu pro výměnu zpráv.
Pro realizaci EDI komunikace mezi různorodými informačními systémy slouží EDI konvertory.
EDI konvertor je aplikace, která mění (konvertuje) data z podoby poskytované informačními systémy do EDI formátu, používaném pro přenos zpráv. Při příjmu zpráv pak EDI konvertor mění (konvertuje) data z EDI formátu do definované podoby, kterou jsou schopny podnikové informační systémy dále zpracovávat.
Nahoru2.1. Výměna zpráv mezi koncovými subjekty
Klasické schéma výměny obchodních zpráv, tzv. end-to-end, je zobrazeno na níže uvedeném obrázku, ze kterého vyplývá, že každá z obchodních stran musí vlastnit konvertor a dále komunikační software pro připojení do datové sítě, jako je např. standardně používaná síť x.400. Jedná se o typ řešení, kdy je kompletně celá EDI komunikace pouze v režii obchodních stran bez využití třetího subjektu.
Konvertory patří mezi vysoce specializovaný software, čemuž odpovídají také jeho ceny a podobně je tomu i u komunikačních nástrojů pro speciální sítě.
Kromě vysokých pořizovacích nákladů je u těchto řešení nutné počítat také s náklady na správu, údržbu a provoz těchto systémů a také s náklady na jejich aktualizace, neboť se jedná o velmi dynamické odvětví.
Schéma end-to-end EDI řešení
Nahoru2.2. Výměna zpráv prostřednictvím VAN operátora
VAN (Value Added Network) je síť s přidanou hodnotou, která kromě obvyklého účelu – přenosu dat, nabízí i další služby. U EDI komunikace je to typicky záruka za distribuci nezkreslené informace k jejímu adresátovi. Schéma výměny zpráv přes VAN operátora je velmi podobné předchozímu způsobu, část starostí s provozem EDI řešení v této variantě přebírá VAN operátor, který provozuje síť s přidanou hodnotou.
Hlavní náplní VAN operátora je zejména zajištění distribuce standardních zásilek a zpráv, dále operátor obvykle figuruje také jako dodavatel software, tedy konvertoru a komunikačního software pro napojení na VAN síť.
Konvertor a komunikační software v tomto případě stále zůstávají na straně klienta a s nimi související pořizovací náklady a dále náklady spojené s jejich správou.
Nahoru2.3. Zpracování a výměna zpráv prostřednictvím EDI poskytovatele
V současné době existují typy EDI řešení, které jsou výhodné nejen pro velké společnosti, ale současně jsou dostupné také středním a malým společnostem. Podstatné je, že tato moderní EDI řešení odstranila nejčastější překážku zavádění EDI, kterou byla pro většinu společností složitost systému a nevýhodný poměr mezi výkonem a cenou.
Schéma EDI řešení s využitím EDI poskytovatele vychází z modelu komunikace přes VAN operátora. Poskytovatel EDI služeb však provádí také konverzi zpráv. To spolu s využitím internetu jako hlavní platformy pro komunikaci znamená, že klient na své straně nepotřebuje žádný specializovaný konvertor a žádný specializovaný software pro komunikaci. Jejich funkce zajišťuje EDI poskytovatel, který takto obsluhuje více klientů a je schopen komunikovat i s ostatními EDI poskytovateli a jejich klienty.
Informační systém jednoho subjektu odešle data přes síť internet k EDI poskytovateli, který pomocí konvertorů změní data na svůj vnitřní standardizovaný formát (XML, UN/EDIFACT). Před odesláním zpráv adresátovi pak EDI konvertor změní data na formát příjemce a odešlou se pomocí internetu do informačního systému druhého subjektu.
Nahoru
Důležité je, že EDI řešení je dostupné přes běžně používanou internetovou síť a poskytovatel za uživatele přebírá veškeré činnosti, spojené s konverzí a doručením dat. Díky tomu odpadají klientovi náklady a režie spojené se správou EDI systému.
Mezi tento typ patří také řešení ORION EDI, které v sobě zahrnuje tradiční nástroje EDI, napojení na standardní datové sítě a ostatní EDI poskytovatele. Díky tomu vytváří prostředí pro snadnou komunikaci mezi všemi společnostmi, nezávisle na tom, jaké EDI řešení používají. Jedná se o řešení poskytované formou služby (SaaS – software as a service, ASP – application service provider), pro které je typické:
• Celé řešení je u poskytovatele
• Veškeré zpracování a dohled řeší poskytovatel
• Minimální pořizovací náklady
• Automatický provoz
Nahoru2.4. EDI provozované přes webový portál
Jednou z variant jak využívat elektronickou výměnu dat je i prostřednictvím webového portálu EDI poskytovatele. Nejedná se o plnohodnotné EDI řešení, protože neřeší propojení s informačním systémem a odpadají všechny přínosy, kvůli kterým je obvykle EDI komunikace zaváděna. Na druhou stranu umožňuje malým společnostem splnit požadavky jejich zákazníků, kteří EDI komunikaci využívají. Obvykle se uplatňuje pouze u velmi malého objemu přenášených dokumentů. Jeho výhodou je nízká cena a nezávislost na typu informačního systému.
Základní nevýhodou řešení využívající pouze webový portál je nutnost ručně zpracovávat všechny příchozí zprávy. Po přijetí EDI zprávy je nutné údaje ručně zadávat do informačního systému. Podobně je tomu i u odchozích zpráv (u dodavatelů se nejčastěji jedná o faktury, avíza dodávek), kdy naopak je nutné ručně přepsat údaje z informačního systému do formulářů umístěných na webu. Tato řešení nabízejí i možnost vytváření dokladů z prvotního dokladu (obvykle objednávka), takže část manuální práce odpadá.
Nahoru3. PŘÍNOSY EDI KOMUNIKACE
Mezi obecné přínosy EDI komunikace patří zejména nárůst efektivity, kvality informací a také úspory.
Některé z přínosů samozřejmě vznikají až druhotně, je-li vhodně využito možností, které EDI poskytuje.
Co může společnost díky EDI v konečném důsledku získat a jaký vliv to bude mít na její činnost?
• zvýšení produktivity zaměstnanců
• snížení nákladů na poštovné, tisk, evidenci
• snížení nákladů na administrativu (personální)
• snížení počtu pozdních plateb - pozitivně působí na cash flow
• přehlednější informace o prováděných platbách
• zrychlení toku dokumentů
• zjednodušení předávání dokladů a jejich archivaci
• omezení chybovosti při ručním zadávání dat
• zvýšení bezpečnosti předávaných dokumentů
• zkvalitnění vztahů mezi obchodními partnery - menší počet nesrovnalostí v rámci obchodního styku
• jednotná komunikace rozdílných systémů a subjektů
• efektivnější…
