Konverze účetních a daňových dokladů na elektronickou podobu
Ing. Josef Horák, Ph.D.
Účetní jednotka, která vede digitalizované účetnictví, se velmi často může setkat s účetními či daňovými doklady, které stále ještě budou mít papírovou podobu. Je tomu tak z důvodu, že řada obchodních partnerů a dalších subjektů, se kterými příslušná účetní jednotka spolupracuje, dosud nevyužívá veškerých výhod, které poskytuje digitalizované účetnictví jak samotné účetní jednotce, tak i svému okolí.
Pokud digitalizovaná účetní jednotka používá moderní přístup k vedení účetnictví v elektronické podobě, dá se předpokládat, že nebude preferovat archivaci jednotlivých dokladů v původní listinné podobě a rozhodne se pro jejich transformaci na elektronickou podobu.
Tento proces však s sebou přináší jistá úskalí, kterým bude muset příslušná účetní jednotka čelit.
V současné době existují dva základní přístupy, jak "zdigitalizovat" takto nabyté doklady:
-
naskenování účetního / daňového dokladu a jeho současné uschování v listinné podobě,
-
autorizovaná konverze účetního / daňového dokladu bez nutnosti jeho následné archivace v listinné podobě.
Naskenování účetního / daňového dokladu a jeho současné uschování v listinné podobě
První způsob bude spočívat ve skutečnosti, že si účetní jednotka zpravidla naskenuje takto získané dokumenty do elektronické podoby, přičemž musí uschovat původní dokumenty v listinné formě po celou dobu, po kterou je legislativně vymezena doba jejich úschovy.
Nejprve je nezbytné provést věcnou a formální kontrolu účetního či daňového dokladu. Bez této kontroly není možné provést konverzi daného dokladu na elektronickou podobu, neboť daný doklad může vykazovat věcné či formální nedostatky.
Pokud daný doklad projde úspěšně celou kontrolou, nastupuje druhá fáze, v rámci které musí účetní jednotka zpravidla naskenovat daný doklad a převést jej do požadovaného formátu (např. PDF či JPG).
Následně lze doporučit, aby takto zdigitalizovaný dokument byl opatřen elektronickým podpisem osoby či osob, které jsou odpovědné za věcnou a formální správnost příslušného dokladu.
Po zaznamenání informace, že doklad je věcně a formálně správný, by mělo dojít k jeho uložení do uložiště, ve kterém se bude daný účetní či daňový doklad nacházet do doby, než bude zachycen v účetnictví příslušné účetní jednotky. Zároveň je nezbytné mít na paměti, že účetní jednotka by měla uschovat původní doklad v listinné podobě ve svém archivu pro případ, že by došlo ke zpochybnění pravosti daného dokladu např. orgánem veřejné moci.
Autorizovaná konverze účetního / daňového dokladu bez nutnosti jeho následné archivace v listinné podobě
V ideálním případě je cílem veškerých aktivit zajistit, aby v budoucnu nemohlo dojít k již zmíněnému případnému zpochybnění konvertovaného dokumentu z listinné formy na elektronickou podobu. Pokud se účetní jednotka chce vyhnout nutnosti uschovávat příslušný doklad jak v elektronické, tak i listinné podobě, může využít tzv. autorizovanou konverzi účetního či daňového dokladu.
Autorizovaná konverze je…
