Programové vybavení nezbytné pro implementaci a zajištění provozu digitalizovaného účetnictví

Programové vybavení nezbytné pro implementaci a zajištění provozu digitalizovaného účetnictví

Ing. Josef Horák, Ph.D.

Účetní jednotka může vlastnit výše uvedená hardwarová zařízení, avšak bez příslušného softwarového řešení by efektivita celého digitalizačního procesu byla často téměř nemožná. Základním předpokladem je, že účetní jednotka na počítači (desktopová verze, notebook, All in One řešení apod.) či tabletu využívá operační systém. V současné době jsou jím nejčastěji Windows, Linux, macOS, Chrome OS, Android či iPadOS.

V rámci této podkapitoly budou zmíněny základní softwarové nástroje, které mohou účetní jednotce usnadnit digitalizaci účetnictví. Z tohoto důvodu bude následující text pojednávat o softwaru:

• který slouží účetní jednotce pro vedení účetnictví,

• který umožňuje účetní jednotce vytvářet a podepisovat digitální dokumenty.

Softwarová řešení určená pro vedení účetnictví

Účetní jednotka může vést účetnictví v účetním programu. Výhodou tohoto řešení je nízká pořizovací cena daného softwaru; nízké provozní náklady související s používáním účetního programu během účetního období, bezproblémová aktualizace dat, kterou je možné realizovat příslušným uživatelem či jednoduchost používání daného produktu.

Jedná se o softwarová řešení, která jsou určena zejména mikro, malým či případně i středním účetním jednotkám, které nevyžadují zásadní spolupráci mezi moduly zabývajícími se např. oblastmi controllingu, lidských zdrojů (HR) či detailní správy dlouhodobého majetku. Účetní programy zpravidla v sobě dále též nemají implementované klíčové procesy zaměřené na plánování a kontrolu výroby, logistiku či pokročilou analýzu účetních transakcí.

Na straně druhé jsou tyto účetní programy vhodným nástrojem pro digitalizované účetnictví, neboť již v sobě zahrnují řadu vylepšení, které účetním usnadňují rutinní aktivity. Z tohoto důvodu nezáleží na velikosti účetní jednotky, zda má možnost digitalizovat účetnictví, ale pouze na ochotě započít s digitalizačním procesem a následně využívat výhod, která s digitalizací obecně souvisí.

Pro střední a zejména velké účetní jednotky jsou určeny sofistikovanější softwarová řešení¹, která se nazývají podnikové informační systémy (ERP…