Úschova účetních a daňových dokladů v elektronické podobě
Ing. Josef Horák, Ph.D.
Doba, po kterou uschovává účetní jednotka účetní záznamy, mezi které se řadí i účetní a daňové doklady v elektronické podobě, je stanovena v souladu s aktuálně platnou legislativou následujícím způsobem:
-
Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 let následujících po roce, kterého se týkají.
-
Účetní závěrky a výroční zprávy po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
-
Účetní knihy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
-
Odpisové plány po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
-
Inventurní soupisy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
-
Účtový rozvrh po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
-
Přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
-
Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Za předpokladu, že je záruční lhůta nebo reklamační řízení delší než výše uvedené lhůty, uschovává účetní jednotka účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá. Pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle § 31 odst. 2 ZoÚ, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.
V případě, že účetní jednotka použije účetní záznamy i pro jiný účel, než je uvedeno v § 31 odst. 1 ZoÚ, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupuje po uplynutí dob úschovy výše uvedených účetních záznamů dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely. Pokud účetní jednotka použije účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení ZoÚ týkajících se účetních záznamů obdobně.
Účetní jednotka v rámci uschování účetních záznamů musí do svých interních směrnic zapracovat, že se účetní a daňové doklady v elektronické podobě uschovávají prostřednictvím specifických elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uschovaným datům. Zároveň je povinna zajistí přístup k těmto dokladům správci daně a umožnit mu tyto doklady a další účetní záznamy stahovat a používat.
Správce daně by měl být však o této skutečnosti předem informován. Je běžnou praxí, že účetní jednotka zašle příslušnému finančnímu úřadu žádost o stanovisko k elektronické archivaci dokladů.
