Automatické zpracování přijatých faktur

10.3

Automatické zpracování přijatých faktur

Verlag Dashöfer

 NahoruAutomatizace zpracování přijatých faktur uvolnila účetním ruce

Maloobchodní řetězec parfumerií Douglas dlouhodobě bojoval s pracností a nepřesnostmi v procesu zpracování přijatých faktur a s tím souvisejícím množstvím komunikace. Po nasazení nového řešení zpracovává 99 % těchto dokladů automatizovaně. Zaměstnance tak společnost zbavila neefektivního ručního přepisování přijatých faktur, zrychlila a zpřesnila schvalování a zjednodušila zaúčtování dokladů do účetního systému.

 NahoruVýchozí stav: "Je ta faktura již schválená?"

Tuzemská centrála společnosti Douglas zpracovává měsíčně vyšší stovky přijatých režijních faktur včetně těch slovenských. Kromě toho přijímá také velké množství faktur zbožových, které stahuje z 15 poboček a jejichž počet během roku kolísá, např. před Vánocemi nebo svátkem sv. Valentýna.

Podle vlastní analýzy přitom patřilo zpracování přijatých faktur k těm nejpracnějším interním procesům.

Celý proces zpracování přijatých faktur trpěl především dvěma neduhy:

1. Velká pracnost při pořizování údajů z faktur do účetního systému.

2. Samotný oběh faktur ve společnosti. Papíry se kupily odpovědným zaměstnancům na stolech, a pokud přišla upomínka na nezaplacenou fakturu, bylo často velmi těžké dohledat, v jakém stavu se závazek nachází. Zjišťování, zda je možné fakturu zaplatit a s tím související komunikace napříč firmou i s dodavatelem, celý proces prodlužovalo a zaměstnávalo na čtyři desítky pracovníků od vedoucích prodejen, manažerů až po administrativní a účetní pracovníky.

IT manažer Parfumerie Douglas měl v minulosti dobrou zkušenost s využitím technologií pro zpracování vydaných faktur. Začal se tedy rozhlížet po řešení, které by spolehlivě pokrylo zpracování faktur přijatých jako celek s celou návazností procesů. Od samotného pořízení přijaté faktury, přes schvalování, import do informačního systému až po elektronickou archivaci.

 NahoruiNVOiCE FLOW elektronicky

Nasazení nového řešení zabralo ve společnosti Douglas 2 měsíce včetně testovacího (learningového) provozu, kdy se umělá inteligence obsažená v řešení "učí" vyhledávat na fakturách správné údaje, ať už jde o PDF přílohy v e-mailech nebo nascanované papírové faktury z pošty. Automatický příjem dokladů ve strukturované podobě (EDI, ISDOC, IDOC, apod.) je samozřejmostí. Díky tomu nyní obsluha zpracovává ručně pouze jednu přijatou fakturu ze sta a ušetřený čas může věnovat jiné práci.

 NahoruPřehledné schvalování dostupné odkudkoli

Schvalování dokladů fyzicky v papírové podobě znesnadňovalo dohledání, kde a v jakém stavu se faktura nachází. To generovalo zbytečné problémy se splatností závazků a napětí ve vztahu k dodavatelům. Finanční oddělení navíc postrádalo informace, jak velká je suma závazků ve schvalovacím procesu.

Důsledkem byla častá dodatečná komunikace s dodavateli nebo uvnitř firmy. S využitím elektronického workflow klesly počty dotazů k dokladům desetinásobně a počet faktur, které společnost platí po splatnosti je menší o 75 %.

 NahoruSchvalovací workflow

Parfumerie Douglas rozlišuje dva typy schvalovacího workflow:

• CZ/SK režijní faktury přijaté

• CZ/SK zbožové faktury přijaté

Kromě těchto základních má k dispozici také automatické schvalování opakujících se faktur, kdy si s první fakturou nastaví parametry opakování a pokud se další faktury pohybují v těchto parametrech, schvalování je vynecháno a…