Struktura vnitřního předpisu je zaměřena na:
1. Předmět vnitřního předpisu
2. Obecné ustanovení
3. Pracovní cesty
4. Cestovní náhrady (tuzemské, zahraniční)
5. Přepočet cizí měny na českou
1. Předmět vnitřního předpisu
Vnitřní předpis upravuje problematiku pracovních cest a cestovních náhrad včetně vybraných relevantních pravidel zaměřených na používání platebních karet v držení účetní jednotky. Směrnice stanovuje postup výpočtu cestovních náhrad včetně přepočtu cizí měny na CZK a vymezuje způsob zpracování vyúčtování v elektronické podobě.
2. Obecné ustanovení
Základní právní předpis, který vymezuje poskytnutí cestovních náhrad zaměstnancům, je s účinností od 1. 1. 2007 zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů).
Zákoník práce rozlišuje poskytování cestovních náhrad zaměstnanci zaměstnavatele, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona a který je podnikatelským subjektem.
Varianty dále uvedené jsou zaměřené na podnikatelské subjekty (nikoliv tedy na státní správu).
3. Pracovní cesty
Varianta možného postupu při sestavování vnitřního předpisu:
-
Pracovníci, kteří jsou oprávněni k nařizování a schvalování pracovních cest ..........................
-
Možný způsob přepravy na pracovních cestách
(firemní automobil, soukromý automobil, autobus, vlak, letadlo ...)
Pracovníci, kteří jsou oprávněni k nařizování a schvalování pracovních cest, rozhodnou i o způsobu přepravy na konkrétní pracovní cestě.
...........................
Pravidla pro poskytování záloh na služební cesty a používání kreditních karet jsou stanovena zákoníkem práce.
Varianty:
A)
Zaměstnanci bude vždy poskytnuta zúčtovatelná záloha až do předpokládané výše cestovních náhrad.
B)
Zaměstnanci bude poskytnuta zúčtovatelná záloha až do předpokládané výše cestovních náhrad, je však možné se zaměstnancem dohodnout, že záloha poskytnuta nebude.
Zálohu v cizí měně nebo její část může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.
Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na stravné v cizí měně i v jiné měně než stanovené prováděcím právním předpisem pro příslušný stát, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz devizového trhu. Při určení výše stravného v dohodnuté měně se zjistí korunová hodnota stravného ve stanovené měně, která se přepočítá na dohodnutou měnu. Pro určení korunové hodnoty stravného a částky stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy devizového trhu vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy (viz dále přepočet cizí měny na českou).
Zapůjčení platební karty
Zaměstnancům může být poskytnuta na zahraniční pracovní cestu platební karta (k devizovému účtu EUR). Zaměstnanec může čerpat z karty finanční prostředky na ostatní výlohy v zahraničí, které musí vždy doložit konkrétními doklady. Nárok na stravné bude poskytnut vždy v hotovosti v příslušné nebo dohodnuté měně.
Pravidla řeší samostatný vnitřní předpis "Platební karty"
Varianty:
A)
Vyúčtování pracovní cesty se zpracovává v elektronické formě prostřednictvím softwarového produktu ....... (definujte použitý softwarový produkt, ve kterém probíhá evidence pracovních cest včetně zpracování a kontroly vyúčtování ze strany zaměstnance a zaměstnavatele)
K vyúčtování zaměstnanec připojuje výhradně na elektronickou formu konvertované písemné účetní a daňové doklady, přičemž tyto doklady se ukládají:
-
do cloudového uložiště (specifikujte cloudové uložiště, do kterého se nahrávají účetní a daňové doklady v elektronické formě pro další zpracování ze strany zaměstnavatele),
-
na pevný disk typu SSD/HDD (přesně definujte uložiště, do kterého zaměstnanec ukládá účetní a daňové doklady v elektronické formě pro další zpracování ze strany zaměstnavatele),
-
přímo v použitém softwarovém produktu (specifikujte softwarový produkt, do kterého se nahrávají účetní a daňové doklady v elektronické formě pro další zpracování ze strany zaměstnavatele)
B)
Vyúčtování pracovní cesty se zpracovává v elektronické formě prostřednictvím softwarového produktu ....... (definujte použitý softwarový produkt, ve kterém probíhá evidence pracovních cest včetně zpracování a kontroly vyúčtování ze strany zaměstnance a zaměstnavatele)
K vyúčtování zaměstnanec připojuje účetní a daňové doklady v papírově formě.
Osoba odpovědná za konverzi účetních a daňových dokladů v papírové formě na elektronickou:
........................ (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež je zodpovědná za konverzi dokladů v papírové podobě na elektronickou formu).
Po realizované konverzi dokladů na elektronickou formu se tyto účetní a daňové doklady bezprostředně ukládají:
-
do cloudového uložiště (specifikujte cloudové uložiště, kam se nahrávají účetní a daňové doklady v elektronické formě pro další zpracování ze strany zaměstnavatele),
-
na pevný disk typu SSD/HDD (přesně definujte uložiště, do kterého zaměstnanec ukládá účetní a daňové doklady v elektronické formě pro další zpracování ze strany zaměstnavatele),
-
přímo v použitém softwarovém produktu (specifikujte softwarový produkt, do kterého se nahrávají účetní a daňové doklady v elektronické formě pro další zpracování ze strany zaměstnavatele).
Archivace účetních dokladů je řešena prostřednictvím vnitřních předpisů "Úschova účetních a daňových dokladů v elektronické podobě", "Úschova účetních záznamů v elektronické podobě" a "Skartace účetních záznamů v elektronické podobě".
Varianty:
A)
do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné účetní a daňové doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu;
B)
do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné účetní a daňové doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu, ve výjimečných případech je možné dohodnout i jiný termín.
C)
do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné účetní a daňové doklady (konvertované na elektronickou formu) potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu;
D)
do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné účetní a daňové doklady (konvertované na elektronickou formu) potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu, ve výjimečných případech je možné dohodnout i jiný termín.
Varianty:
A)
do deseti pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů / dokladů v elektronické formě provést vyúčtování pracovní cesty zaměstnance a uspokojit jeho nároky;
B)
do deseti pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů / dokladů v elektronické formě provést vyúčtování pracovní cesty zaměstnance a uspokojit jeho nároky, ve výjimečných případech je možné dohodnout i jiný termín.
Postup při vyúčtování zálohy při zahraniční pracovní cestě
Postup při vyúčtování zálohy je závislý na tom, zda skutečný nárok zaměstnance na náhrady za zahraniční pracovní cestu je vyšší nebo nižší než poskytnutá záloha.
Záloha byla poskytnuta v nižší částce, než byl skutečný nárok zaměstnance, čili skutečná výše cestovních náhrad, potom se vyúčtuje doplatek. Tento doplatek bude vyplacen v české měně, je možné se dohodnout i jinak.
Záloha bude poskytnuta ve vyšší částce, než potom byla skutečná výše cestovních náhrad, potom zaměstnanec vrací zaměstnavateli:
-
cizí měnu, ve které mu byla poskytnuta záloha, anebo
-
cizí měnu, za kterou poskytnutou měnu v zahraničí směnil (doklad nutno doložit), anebo
-
česká měna.
- Formální podoba vyúčtování
Cestovní příkaz obsahuje tyto údaje:
-
zahájení pracovní cesty (místo, den, hodina; u zahraniční pracovní cesty: přechod české státní hranice, při letecké přepravě odlet letadla podle letového řádu),
-
místo výkonu práce,
-
dobu trvání,
-
způsob dopravy (firemní automobil, soukromý automobil, vlak, autobus, letadlo apod.),
-
ukončení pracovní cesty (místo, den, hodina; u zahraniční pracovní cesty: přechod české státní hranice, při letecké přepravě přílet letadla podle letového řádu),
-
další podmínky pracovní cesty,
-
podpisy zaměstnance a zaměstnavatele při vyslání na služební cestu a při jejím vyúčtování navíc podpis osoby odpovědné za vyúčtování pracovní cesty a kontrolu.
4. Cestovní náhrady
Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (tzv. bezplatné jídlo), přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až na…
