Struktura vnitřního předpisu o zálohách je zaměřena na:
1. Vymezení pojmů záloha, závdavek, odstupné
2. Zálohy poskytnuté – postup účtování v návaznosti na pravidla DPH
3. Zálohy přijaté – postup účtování v návaznosti na pravidla DPH
1. Vymezení pojmu
Občanský zákoník vymezuje:
Záloha
Má se za to, že co dala jedna strana druhé před uzavřením smlouvy, je záloha.
Závdavek
Byl-li ujednán závdavek, vyžaduje se, aby byl odevzdán nejpozději při uzavření smlouvy. Závdavkem se potvrzuje uzavření smlouvy a strana, která jej dala, poskytuje jistotu, že dluh splní.
Nesplní-li se dluh z příčiny na straně toho, kdo dal závdavek, může si druhá strana závdavek ponechat. Dala-li tato strana závdavek, má právo požadovat:
-
aby jí buď bylo vydáno dvojnásobně tolik, anebo
-
aby dlužník dluh splnil, nebo, není-li splnění dluhu již možné,
-
náhradu škody.
Dala-li strana závdavek a bylo-li zároveň ujednáno právo odstoupit od smlouvy, aniž se zvlášť ujednalo odstupné, považuje se závdavek za odstupné. Odstoupí-li od smlouvy strana, která závdavek dala, ztrácí právo na jeho vrácení; odstoupí-li strana, která závdavek přijala, vydá druhé dvojnásobně tolik.
V souladu s účetními předpisy se zálohy a závdavky člení na:
Jedna z možných variant:
Schéma rozdělení záloh a závdavků, použití účtů:
*) krátkodobé i dlouhodobé
Závdavek je určitou formou zálohy, kterou poskytující strana potvrzuje zájem dluh zaplatit a ze které plynou určité specifické důsledky.
Vhodné je jejich rozlišení pomocí analytických účtů.
Zákon o daních z příjmů pohlíží na závdavek obdobně jako na zálohu.
Sankce při neplnění – viz vnitřní předpis:
"Příslušenství pohledávky, pokuty a penále"
Zálohy i závdavky se zásadně účtují podle dokladů o platbách, nikoliv podle dokladů, které zálohové platby předepisují (zálohové faktury).
K okamžiku přijetí úplaty je zároveň nutné přiznat z obdržené částky daň z přidané hodnoty a vystavit daňový doklad, který bude podkladem pro účtování DPH. Celkové vyúčtování potom bude obsahovat výši zálohové platby, která byla z hlediska DPH již vypořádána, a dále doplatek rozdělený na daň z přidané hodnoty a částku bez DPH.
Vzhledem k variantnímu účtování je třeba ve firmě rozhodnout postup.
Varianta účtování (v souladu s účtovým rozvrhem firmy):
2. Zálohy a závdavky poskytnuté na nákup zásob, dodávky energií, služeb
Použité analytické účty:
314.1 – Poskytnuté zálohy a závdavky – platba
314.2 – Poskytnuté zálohy a závdavky – vystaven daňový doklad
343.2 – DPH na vstupu v základní sazbě
*) Na podrozvahových účtech bude zaznamenána pohledávka vůči dodavateli z titulu poskytnuté zálohy ve výši DPH až do okamžiku vyúčtování
Poskytnuté zálohy a závdavky jsou nejen uvedené provozní zálohy a závdavky, ale poskytnuté zálohy a závdavky mohou být i na dlouhodobý majetek (účtová skupina 05) a zásoby (účtová skupina 15). Postup (při respektování pravidel platného zákona o DPH) bude obdobný.
3. Zálohy a závdavky přijaté na vyprodukované výkony
