Jak na automatizaci zpracování přijatých faktur

4.3.2

Jak na automatizaci zpracování přijatých faktur

Verlag Dashöfer

 NahoruZPRACOVÁNÍ PŘIJATÝCH FAKTUR JE VÝZVA

Zpracování přijatých faktur je jedním z klíčových procesů odehrávajících se prakticky v každé firmě. Nové technologie a moderní přístupy otevírají příležitosti pro úsporu zdrojů, získání většího přehledu a rychlosti při zpracování přijatých faktur.

Jak ukazuje výzkum společnosti PayStream Advisors z roku 2017, u velké části firem dochází při zpracování přijatých faktur k plýtvání zdrojů, zejména pak při jejich ručním pořizování a předávání ke schválení. Častým problémem společností je také fakt, že stále podstatnou část faktur přijímají v papírové podobě. Ztráty faktur, nesrovnalosti na fakturách, pomalé schvalování a dokonce duplicitní platby jsou další odpovědi více než 400 dotázaných respondentů.

Tento dokument shrnuje důvody, proč se procesem zpracování přijatých faktur zabývat a jakých přínosů lze dosáhnout. Popisuje také způsoby, jak těchto zlepšení dosáhnout a jaké okolnosti je vhodné při této snaze zohlednit. Ukáže srovnání ručního a automatizovaného zpracování, stejně jako zpracování v papírové a elektronické podobě.

 Nahoru5 DŮVODŮ, PROČ SE ZABÝVAT AUTOMATIZACÍ ZPRACOVÁNÍ PŘIJATÝCH FAKTUR

 Nahoru1) Úspora zdrojů nutných na zpracování přijatých faktur

Úspora času a peněz jsou nejčastějším motivem pro zavádění automatizace zpracování přijatých faktur.

Manuální zpracování papírových faktur představuje pro účetní oddělení vyšší náklady na zpracování přijaté faktury a delší dobu zpracování přijaté faktury. Společnosti s nejvyšší mírou automatizace zpracování přijatých faktur dosahují ¹:

• 82 % nižších nákladů na zpracování přijatých faktur než srovnatelné firmy s nižší mírou automatizace,

• průměrně o 71 % rychlejšího zpracování přijaté faktury než srovnatelné firmy s nižší mírou automatizace.

 Nahoru2) Přehled o přijatých fakturách, jejich stavu, počtu a objemu finančních prostředků

Získání přehledu o přijatých fakturách a aktuálním stavu jejich zpracování jsou pro finanční manažery i účetní důležité motivy, proč se zabývat automatizací zpracování přijatých faktur.

Ztráty faktur, jejich "silážování" na stolech schvalovatelů a následné upomínání generují další pracnost a snižují tak produktivitu zaměstnanců. Chybějící nebo neaktuální informace o přijatých dokladech, které ještě nebyly pořízeny do účetního systému, v konečném důsledku stěžují práci při vykazování DPH a při řízení financí.

 Nahoru3) Zpřesnění a zrychlení celého procesu fakturace

Zdlouhavé zpracování přijatých faktur vede k pozdním platbám dodavatelům a také chybám ve výkazech DPH. Množství případných nesrovnalostí, či pozdě odhalených chyb pak celý proces ještě prodlužuje. Při stávajícím tlaku dodavatelů na rychlé získání finančních prostředků je často pro společnost problém dodržet datum splatnosti. Prodlevy při pořizování faktury a jejím následném schvalování pak opět komplikují odvod DPH řádně dle data přijetí dokladu.

 Nahoru4) Financování dodavatelského řetězce a zlepšení vztahů s dodavateli

Stále častěji je možné setkat se s poptávkou firem po zvýšení finanční efektivity dodavatelsko- odběratelského řetězce. Zatímco cílem dodavatelů je dostat za své plnění co nejvíce peněz a pokud možno co nejrychleji, na straně odběratele jsou motivy přesně opačné. Doba splatnosti a datum proplacení pak představuje často významný nástroj pro vyjednávání.

Předčasné či okamžité zaplacení přijaté faktury výměnou za skonto z fakturované částky začínají společnosti vnímat jako příležitost, jak zhodnotit volný pracovní kapitál. Pro realizaci těchto výnosů je však nutné fakturu rychle zpracovat, aby mohla být co nejrychleji zaplacena dodavateli a bylo možné čerpat profit za okamžité proplacení. S manuálním procesem zpracování přijatých faktur to není dost dobře možné.

 Nahoru5) Distribuce a uchovávání papírových faktur

Zpracování přijatých faktur v papírové podobě může znamenat problém hned v úvodu, pokud společnost přijímá faktury decentralizovaně. Nejprve je nutno faktury shromáždit a zaevidovat zpravidla na účetním oddělení. Odtud probíhá distribuce na schvalovatele a předávání mezi nimi. Energie a čas nutný ke schválení faktury v papírové podobě roste přímo úměrně vůči složitosti schvalovacího procesu.

Samotnou kapitolou pak je archivace papírových dokladů. Častým impulzem poohlédnout se po automatizovaném zpracování faktur v elektronické podobě je zcela zaplněná místnost vyhrazená pro archiv a nutnost pronajmout si další.

 NahoruBEST PRACTICES PŘI AUTOMATIZACI ZPRACOVÁNÍ PŘIJATÝCH FAKTUR

 Nahoru1) Zbavte se papíru

Papír komplikuje život mnoha společnostem a to nejen účetním oddělením. Papírové doklady musí být shromážděny ke zpracování, kategorizovány, řazeny odpovídajícím způsobem, kopírovány, často skenovány a pak založeny do archivu. A co je jednou založeno, je pak také hledáno.

Existuje celá řada přínosů vyplývajících z redukce papírových faktur. Kromě faktu, že šetříte přírodu, je to také riziko ztráty papírových dokumentů či jejich poškození, čas strávený jejich předáváním a náklady na archivaci.

Jaké kroky podniknout pro eliminaci papíru:

• Stanovte možnosti, jak přijímat faktury do společnosti v elektronické podobě: může to být vyhrazená e-mailová adresa, podpora EDI komunikace, či ukládání v elektronické podobě na k tomu vyhrazené úložiště.

• Oslovte dodavatele s žádostí o zasílání elektronických faktur: většina společností dnes umí vystavovat faktury v elektronické podobě. Odstraňte papír hned na začátku tím, že dodavatele vyzvete k jejich zasílání elektronicky, vysvětlíte přínosy (např. rychlejší proplacení) a případně je budete motivovat např. formou soutěže, která vám ještě zlepší vztahy s dodavateli.

• Předávejte a schvalujte faktury v elektronické podobě: už samotné zaslání e-mailu s fakturou zde představuje přínos v tom, že jste schopni jej snadno dohledat a jasně doložit datum předání. Ideálním stavem pak je automatizovaný schvalovací proces reflektující nastavená pravidla pro schvalování. Pokud elektronické workflow chybí ve vašem informačním systému, nebo je nevyhovující či obtížné je zavést, můžete využít některý ze specializovaných nástrojů.

• Archivujte faktury elektronicky: dnešní legislativa umožňuje archivovat faktury (daňové doklady) v elektronické podobě. Při ukládání také souvisejících metadat o zpracování faktury, zajištění auditní stopy daňového dokladu a jeho autenticity a integrity bude váš elektronický archiv neprůstřelný jak pro finanční úřad, tak v případě prokazování pravosti dokumentu při případných soudních sporech.

 Nahoru2) Zredukujte manuální činnosti při zpracování přijatých faktur

 NahoruAutomatizované vybírání e-mailu s přijatými fakturami a jejich evidence

Dnešní technologie umožňují e-mailové zprávy s fakturami, které jsou zasílány na určitou adresu, automaticky zpracovávat. Dokumenty uložit do přehledu přijatých faktur, vytvořit jejich náhled v požadovaném systému a zaevidovat datum přijetí. Cenným pomocníkem je, pokud řešení pro automatizované zpracování přijatých faktur umí identifikovat typ dokladu a zpracuje také přílohy e-mailů, které nejsou fakturou.

Důležité je také, aby nástroj pro automatizované vybírání e-mailu a další zpracování faktur uměl pracovat s větším počtem příloh v jedné e-mailové zprávě. V celé řadě případů takto mohou dodavatelé faktury posílat, nebo k nim přikládat další dokumenty.

Při příjmu faktur je vhodné uchovávat spolu s dokumentem i průvodní e-mail, čímž je posílena auditní stopa důležitá pro elektronickou archivaci dokladu.

 NahoruVytěžování (extrakce) údajů z faktur

Významnou pomocí jsou technologie umožňující extrahovat údaje z přijatých faktur, převést je do datové podoby a zpracovat do formátu, ve kterém je možné je importovat do systému. Při extrakci údajů je využíváno tzv. OCR – optické rozpoznávání znaků, dále technologie založené na umělé inteligenci s tzv. učícím se mechanismem rozpoznávání údajů na různých typech faktur či dokumentů.

Při nasazení je vhodné se ptát, jak probíhá provoz a údržba těchto technologií:

• Je k tomu potřeba speciální hardware?

• Jsou s extrakcí spojené servisní úkony a kolik zabírají času?

• Jak technologie reaguje na nové typy faktur nebo faktury od zcela nových dodavatelů?

• Umí zpracovávat také zahraniční faktury v jiných jazycích?

• Jak dlouho vytěžení trvá a jaká je jeho spolehlivost?

• Jaké údaje umí řešení extrahovat?

 NahoruZavedení strukturované výměny dokumentů (EDI)

I když je extrakce údajů významným ulehčením práce a přesnost se blíží téměř 100 %, stále má rezervy oproti strukturované výměně dokumentů (EDI – electronic data interchange). Podpora EDI dnes již v celé řadě oborů dosahuje vysokého pokrytí a společnosti běžně umí zasílat faktury prostřednictvím EDI.

Výhodou EDI je 100% přesnost, kdy nedochází k vytěžování údajů, ale pouze k jejich konverzi do vhodného formátu. Prostřednictvím EDI získáte automatizovaně údaje nejen z hlavičky a rekapitulace (sumarizace) faktury, ale také jednotlivé položky v jasně definované struktuře, se kterou lze dále pracovat.

Při porovnání s technologiemi pro vytěžování dokumentů většinou EDI vychází cenově mnohem výhodněji.

Ujistěte se, že vaše řešení pro zpracování přijatých faktur podporuje také možnost EDI komunikace a dokáže vás napojit na vaše dodavatele, kteří jsou schopni posílat EDI faktury. Ušetří vám to čas a peníze.

 NahoruPárování přijaté faktury s nákupní objednávkou

Získání údajů z faktur a jejich zpracování je pouze jednou částí celého procesu. Velmi důležitá je validace těchto údajů, tedy ověření toho, že dodavatel vyfakturoval své plnění správně.

Samotné faktuře většinou předchází prvotní doklad, který celý obchodní případ inicioval. Prvotním dokladem může být smlouva, především však nákupní objednávka. Zejména u nákupu zboží, či materiálu je vystavování objednávek běžnou praxí a objednávky…