Struktura vnitřního předpisu o oběhu účetních dokladů je zaměřena na:
1. Předmět vnitřního předpisu
2. Vymezení základních souvislostí
3. Základní fáze oběhu účetních dokladů
4. Fáze oběhu konkrétních účetních dokladů
5. Vymezení odpovědnosti za oběh příslušných účetních dokladů
1. Předmět vnitřního předpisu
Vnitřní předpis upravuje problematiku oběhu účetních dokladů, které mají technickou formu a jsou tedy v elektronické podobě. Směrnice vymezuje základní souvislosti týkající se oběhu účetních dokladů, stanovuje základní fáze oběhu účetních dokladů včetně uvedení konkrétních účetních dokladů, které účetní jednotka používá. V neposlední řadě vnitřní předpis vymezuje odpovědnost za oběh účetních dokladů v elektronické podobě.
Jedna z možných variant:
2. Vymezení základních souvislostí
Předpokladem zajištění průkaznosti účetnictví jsou dokladové řady. Pro každý druh dokladu je třeba stanovit samostatnou číselnou řadu a zabezpečit průběžné číslování dokladů bez mezer a duplicit. Dokladové řady – jejich vymezení – zahrnuje vnitřní předpis "Systém zpracování účetnictví".
Metodické vymezení
Podkladem pro zápisy účetních případů v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:
a) označení účetního dokladu,
b) obsah účetního případu a jeho účastníky,
c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
d) okamžik vyhotovení účetního dokladu,
e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem podle písmene d),
f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ (věcná správnost) a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování (formální správnost);
podpisový záznam může být společný pro více účetních dokladů. Účetní doklady jsou podepisovány prostřednictvím kvalifikovaného elektronického podpisu / uznávaného elektronického podpisu / zaručeného elektronického podpisu. (vyberte správnou variantu)
Výše uvedené skutečnosti, které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Skutečnosti podle písmen b) a c) se mohou týkat více účetních případů.
Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ znamená potvrzení, že účetní případ je věcně správný. Například (viz dále) vedoucí zásobování svým podpisem na přijaté faktuře potvrdí, že zboží došlo v požadovaném množství, kvalitě, ceně apod.
Podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu je zpravidla záležitost účetního, který potvrdí, že doklad je formálně správný, má předepsané náležitosti a byl zaúčtován.
Osoba odpovědná za zaúčtování účetního případu se podepisuje na účetních záznamech prostřednictvím kvalifikovaného elektronického podpisu / uznávaného elektronického podpisu / zaručeného elektronického podpisu. (vyberte správnou variantu)
Konkrétní záznam (např. i daňový doklad) se stává účetním dokladem, pokud obsahuje předepsané náležitosti.
Účetní jednotka podepisuje veškeré účetní doklady kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu)
3. Základní fáze oběhu účetních dokladů:
-
Vystavení (obdržení), třídění, číslování
-
Přezkoušení správnosti (věcná a formální správnost)
-
Určení účtovacího předpisu a zaúčtování
-
Úschova v běžném roce
-
Archivace
-
Skartace
Oběh účetních dokladů
-
Prokazuje postup předávání dokladů od jejich vyhotovení až po archivaci.
-
Vymezuje oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob za ověření věcné i formální správnosti.
-
Uvádí návaznost pracovních postupů, včetně lhůt předávání dokladů mezi jednotlivými pracovišti (pracovníky).
Základní fáze oběhu účetních dokladů jsou upraveny vnitřními předpisy: "Vystavení dokladů v elektronické podobě", "Úschova účetních a daňových dokladů v elektronické podobě", "Úschova účetních záznamů v elektronické podobě", "Skartace účetních záznamů". "Elektronické podpisy a kvalifikovaná elektronická časová razítka", "Konverze účetních a daňových dokladů v listinné podobě na elektronickou formu", "Ověřování dokladů v elektronické podobě", Zachování digitální stopy účetních a daňových dokladů".
4. Fáze oběhu konkrétních účetních dokladů
Přijaté faktury v elektronické podobě jsou:
-
předány do elektronického uložiště ........... (specifikujte toto uložiště, případně uveďte jiný způsob předávání dokladů v příslušné účetní jednotce) ekonomickému úseku,
-
roztříděny na faktury z dovozu a tuzemské a dále na faktury na dlouhodobý majetek, materiálové a režijní,
-
označeny interní číselnou řadou / automaticky označeny interní číselnou řadou prostřednictvím účetního programu / ERP systému (vyberte správnou variantu),
-
zapsány do knihy došlých faktur / automaticky zapsány do knihy došlých faktur prostřednictvím účetního programu / ERP systému (vyberte správnou variantu),
-
odpovědný pracovník ověří věcnou správnost.
Věcnou správnost potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu) dle podpisového vzoru:
-
u zahraničních faktur – ............
-
u faktur na dlouhodobý majetek – ............
-
u materiálových faktur – ............
-
u režijních faktur – ............
Ověřený originál faktury elektronicky předá uvedený pracovník neprodleně (nejpozději do ......... ) k proúčtování.
Formální správnost potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu)
-
u zahraničních faktur – ............
-
u faktur na dlouhodobý majetek – ............
-
u materiálových faktur – ............
-
u režijních faktur – ............
Ověřený doklad předá pracovník účtárny do elektronického uložiště ........... (specifikujte toto uložiště, případně uveďte jiný způsob předávání dokladů v příslušné účetní jednotce) k automatizovanému zpracování a poté k úschově v elektronické podobě.
Vystavené faktury (dle jednotlivých typů vydaných faktur, včetně termínů předávání)
Pracovník odpovědný za fakturaci:
- vystaví faktury v elektronické podobě,
- předá v elektronické formě bezprostředně k proúčtování prostřednictvím ........ (specifikujte, jak předáváte faktury v elektronické podobě k proúčtování nebo zda jsou systémem samy tyto faktury zaúčtovány). Faktura je následně automaticky zapsána do knihy vystavených faktur, automaticky zpracována a založena.
Věcnou správnost potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu): ..............
Formální správnost potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu): .............
____________________________________________________________________________
Bankovní doklady
Styk s bankou zajišťuje pověřený pracovník ekonomického útvaru prostřednictvím internetového / mobilního bankovnictví (vyberte správnou variantu), zadává odsouhlasené a schválené příkazy k úhradě k proplacení, ukládá výpisy z peněžního ústavu, zúčtovává jednotlivé položky a provádí kontrolu účetního stavu účtů peněžních prostředků s bankovními výpisy.
Časový průběh: .....
Věcnou správnost potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu): ..............
Formální správnost potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu): .............
Veškeré záznamy, které se týkají disponováním s peněžními prostředky…
