1. Předmět vnitřního předpisu
Vnitřní předpis upravuje problematiku systému zpracování účetnictví účetní jednotkou. Vymezuje základní hardwarové vybavení sloužící pro vedení účetnictví, dále použitý softwarový produkt, který slouží pro vedení účetnictví. Následně specifikuje další programové vybavení, které účetní jednotka používá pro vedení účetnictví. Součástí vnitřního předpisu je dále seznam účetních knih, účtový rozvrh a dokladové řady, které jsou použity při vedení účetnictví.
2. Základní hardwarové vybavení
Účetní jednotka používá následující hardwarové vybavení pro vedení účetnictví:
a) Pracovní stanice ....... (označení pracovní stanice, která je používaná pro vedení účetnictví; případně označení dalších pracovních stanic, které jsou pro tyto účely používané)
-
Inventární číslo: (uveďte inventární číslo pracovní stanice)
-
Osoba oprávněná používat tento hardware: (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež má oprávnění používat příslušný hardware).
-
Hardware je připojen do intranetu účetní jednotky: ANO / NE
-
Hardware je připojen k internetu: ANO / NE
b) Notebook ....... (označení notebooku, který je používaný pro vedení účetnictví; případně označení dalších notebooků, které jsou pro tyto účely používány)
-
Inventární číslo: (uveďte inventární číslo notebooku)
-
Osoba oprávněná používat tento hardware: (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež má oprávnění používat příslušný hardware).
-
Hardware je připojen do intranetu účetní jednotky: ANO / NE
-
Hardware je připojen k internetu: ANO / NE
c) Tablet ....... (označení tabletu či obdobného zařízení, které je používáno pro vedení účetnictví nebo má do účetního softwaru přístup; případně označení dalších zařízení, která jsou pro tyto účely používaná)
-
Inventární číslo: (uveďte inventární číslo tabletu)
-
Osoba oprávněná používat tento hardware: (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež má oprávnění používat příslušný hardware).
-
Hardware je připojen do intranetu účetní jednotky: ANO / NE
-
Hardware je připojen k internetu: ANO / NE
3. Používaný softwarový produkt pro vedení účetnictví
Účetní jednotka používá pro vedení účetnictví následující softwarový produkt:
a) Podnikový informační systém ....... (označení podnikového informačního systému /ERP systému/ pro vedení účetnictví)
-
Inventární číslo: (uveďte inventární číslo softwaru)
-
Osoba nebo osoby oprávněné používat tento software: (uveďte odpovědnou osobu či osoby – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež má/mají oprávnění používat příslušný software).
-
Vymezení pravidel pro přístup do systému: (uveďte příslušná pravidla)
-
Počet licencí:
-
Licence je časově omezena: NE / ANO do .......
-
Vymezení pravidel pro aktualizaci podnikového informačního systému: (uveďte příslušná pravidla)
-
Název producenta softwarového produktu:
-
Údržba podnikového informačního systému je realizována prostřednictvím: externího dodavatele (vymezte)/ vlastní činností
b) Podnikový informační systém sloužící jako zdroj dat pro vedení účetnictví ....... (označení dalšího podnikového informačního systému /ERP systému/, který slouží jako zdroj dat pro vedení účetnictví – zpravidla varianta pro střední či velké účetní jednotky)
-
Inventární číslo: (uveďte inventární číslo softwaru)
-
Osoba nebo osoby oprávněné používat tento software: (uveďte odpovědnou osobu či osoby – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež má/mají oprávnění používat příslušný software).
-
Vymezení pravidel pro přístup do systému: (uveďte příslušná pravidla)
-
Počet licencí:
-
Licence je časově omezena: NE / ANO do .......
-
Vymezení pravidel pro aktualizaci podnikového informačního systému: (uveďte příslušná pravidla)
-
Název producenta softwarového produktu:
-
Údržba podnikového informačního systému je realizována prostřednictvím: externího dodavatele (vymezte)/ vlastní činností
c) Účetní program ....... (označení účetního programu, který slouží pro vedení účetnictví – zpravidla mikro a malé účetní jednotky)
-
Inventární číslo: (uveďte inventární číslo softwaru)
-
Osoba nebo osoby oprávněné používat tento software: (uveďte odpovědnou osobu či osoby – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež má/mají oprávnění používat příslušný software).
-
Počet licencí:
-
Licence je časově omezena: NE / ANO do .......
-
Vymezení pravidel pro aktualizaci softwarového produktu: (uveďte příslušná pravidla)
-
Název producenta softwarového produktu:
4. Projekčně programová dokumentace – k dispozici by měly být alespoň:
-
uživatelská příručka, popisující práci s programem z hlediska uživatele,
-
algoritmy automaticky prováděných operací a výpočtů,
-
harmonogram zpracování.
5. Seznam účetních knih – předepsaných zákonem o účetnictví (4 knihy – deník, hlavní kniha, knihy analytických účtů a knihy podrozvahových účtů).
Deník (chronologické uspořádání účetních zápisů)
Varianty deníků:
A) jeden deník, v němž jsou zaúčtovány všechny účetní doklady sledovaného účetního období v chronologickém pořadí,
B) specializované deníky podle druhu jednotlivých dokladů (deník vystavených faktur, deník došlých faktur, pokladní deník apod.
Hlavní kniha (systematické uspořádání účetních zápisů) – zákon o účetnictví ukládá minimální požadavky na údaje v hlavní knize, tj.:
a) zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha,
b) souhrnné obraty strany MD a Dal účtů, alespoň za kalendářní měsíc,
c) zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka;
tyto požadavky je nutné zpřesnit, především v jakých intervalech se účtuje, jaké jsou náležitosti jednotlivých zápisů apod.
Knihy analytických účtů
Varianty knih analytických účtů:
A) analytické účty jsou součástí hlavní knihy (zápisy na syntetických i analytických účtech se provádějí zároveň – jedním vstupem),
B) knihy analytických účtů jsou vedeny samostatně; zabezpečení návaznosti peněžních částek v knihách analytických účtů na příslušné souhrnné částky na syntetických účtech,
C) kombinovaný způsob.
Viz vnitřní předpis "Pravidla pro analytické účty“.
Knihy podrozvahových účtů
Viz vnitřní předpis "Pravidla pro podrozvahové účty“.
6. Účtový rozvrh
je uveden jako samostatný vnitřní předpis.
Viz vnitřní předpis "Účtový rozvrh“.
7. Dokladové řady
Pro každý druh dokladu jsou stanoveny následující samostatné číselné řady.
Například:
(xx = poslední dvojčíslí letopočtu)
Přijaté faktury
11xx00000 .........…
