Technické vybavení nezbytné pro implementaci a zajištění provozu digitalizovaného účetnictví
Ing. Josef Horák, Ph.D.
Každá účetní jednotka, bez ohledu na její velikost a předmět podnikání, bude potřebovat technické vybavení (hardware), které bude určené nejprve pro samotnou implementaci digitálního účetnictví do firemního prostředí a následně i pro zajištění provozu digitalizovaného účetnictví v jednotlivých účetních obdobích.
Základním vybavením celého digitalizovaného účetnictví je počítač. Účetní jednotka se může rozhodnout pro typ počítače či počítačů, které jí budou vyhovovat. Může vybírat mezi následujícími typy zařízení:
-
Stolní počítač – jedná se o hardwarové řešení, které je vzhledem ke své velikosti akceptovatelné pro vedení účetnictví a realizaci veškerých základních aktivit v oblasti digitalizovaného účetnictví. Výhodou tohoto typu počítače (tzv. desktop) je skutečnost, že v něm lze jednoduše měnit jednotlivé hardwarové komponenty a realizovat tak jejich upgrade levněji v porovnání s následujícími typy počítačů. Nevýhodou tohoto typu počítače je nezbytné pořízení dalších periferií (např. monitor, klávesnice, myš, apod.). Pokud má účetní jednotka zájem využívat zmenšenou variantu tohoto typu počítače, může používat tzv. mini PC, které snižuje nárok na prostor v blízkosti pracovní plochy.
-
Notebook – přenosný typ počítače, který je možné lehce transportovat. Jeho nevýhoda spočívá v limitované možnosti upgradovat jednotlivé komponenty. Někteří výrobci notebooků často implementují technická řešení, která zcela znemožňují budoucí zlepšení parametrů příslušného počítače. Pro vedení účetnictví je často vhodné dokoupit periferní zařízení (monitor či více monitorů, klávesnici, myš atd.).
-
All in One řešení – představují mix výše uvedených zařízení, neboť tato počítačová sestava obsahuje integrovaný monitor, v němž jsou již jednotlivé počítačové komponenty obsaženy. Výhoda tohoto řešení spočívá v úspoře místa na pracovní ploše, absenci většiny kabelů, které jsou nezbytné pro propojení samotného počítače a periferií, které jsou typické pro běžný stolní počítač. Nevýhoda je založena na skutečnosti, že je opět často obtížně v budoucnu zlepšit parametry tohoto typu počítače.
-
Mobilní telefon – zařízení, které splňuje podmínky pohodlné přenositelnosti. Jedná se o typ hardwaru, který může mít příslušný uživatel kdykoliv u sebe bez ohledu na místo, na kterém se právě nachází. Oproti předcházejícím řešením je výhodou tohoto řešení možnost přístupu k účetnictví kdykoliv a kdekoliv za předpokladu, že daný uživatel má aktivovaný datový tarif, případně přístup k wifi síti, a zároveň daná lokalita je pokryta signálem operátora umožňujícím datový přenos.
-
Tablet – typ zařízení, který vyniká zejména v oblasti přenositelnosti. Uplatnění nalezne zejména v oblasti přímé digitalizace, které jsou součástí běžných aktivit účetní jednotky. Nevýhodou je skutečnost, že tento typ zařízení není zcela vhodný pro vedení účetnictví, neboť limitujícími faktory jsou jeho velikost a operační systém, který daný hardware používá.
-
Server – jedná se o typ počítače, který má mnoho funkcí. Umožňuje například přístup do datového uložiště, poskytuje jednotlivé aplikace využívané účetní jednotkou (např. síťová verze účetního programu), umožňuje chod webových stránek společnosti (pokud účetní jednotka nevyužívá hostingu u jiného poskytovatele), realizuje sdílení jednotlivých tiskáren v síti, realizaci vlastního cloudového řešení apod. Tento typ počítače využijí všechny typy účetních jednotek, avšak jeho využívání není nezbytným předpokladem pro digitalizované účetnictví zejména v případě mikro účetních jednotek. Pro ostatní účetní jednotky je však vhodné doporučit tento typ hardwaru.
Pokud má účetní jednotka zájem o digitální účetnictví, jednoznačně musí být připojena k internetu. Parametry internetového připojení jsou závislé zejména na lokalitě, ve které se účetní jednotka nachází, dále na požadavcích samotné účetní jednotky a v neposlední řadě i na měsíční výši poplatku, který se hradí příslušnému poskytovateli internetu. Bez ohledu na typ připojení (drátové připojení, telefonní linka, bezdrátové připojení, mobilní připojení, příp. satelitní připojení) musí účetní jednotka používat modem a router. Na tomto místě je důležité zdůraznit požadavek…
