10.2
Úspora 60 hodin práce měsíčně
Verlag Dashöfer
PŘÍNOSY
Díky iNVOiCE FLOW ušetříme 60 hodin práce měsíčně, říká finanční kontrolorka MoroSystems Brněnská firma MoroSystems se specializuje na vývoj softwarových řešení na zakázku a implementaci technologie BankID a každý měsíc zpracovává přibližně 200 přijatých faktur. Zatímco dříve každý doklad zpracovávala ručně, dnes značnou část práce automatizuje. A jak odhaduje finanční kontrolorka firmy Kamila Burgerová, firmě to ušetří zhruba 60 hodin práce měsíčně.
NahoruJedna faktura zabrala 15 minut
Před zavedením nového řešení zpracovávala firma všechny doklady ručně. Papírové faktury musel odpovědný člověk naskenovat, pojmenovat, uložit na firemní disk, nechat schválit a následně zavést do účetního systému. U elektronických faktur to bylo podobné, jen místo skenování se faktury nejdříve tiskly.
Komplikaci do celého procesu vnášelo rozlišování uhrazených a neuhrazených faktur (některé faktury již byly uhrazené zálohou) nebo fakt, že MoroSystems jako společnost zastřešuje tři samostatné firmy s vlastními identifikačními údaji. "Spoustu faktur jsme museli zpětně opravovat, všechno zbytečně trvalo. Odhaduji, že kompletní zpracování jedné přijaté faktury nám průměrně zabralo 15 minut, složitější klidně i 20 minut," vzpomíná hlavní účetní firmy Iva Šmerdová.
Situace v MoroSystems byla o to složitější, že fakturaci nikdo neměl v hlavním popisu práce. Ve volnějších chvílích se jí věnovali dva interní lidé, které to zdržovalo od jiných povinností, a externí fakturantka, která do firmy docházela jen dvakrát do týdne. Ne vždy tak byla po ruce. "Cítili jsme, že takto firma ve 21. století nemůže fungovat," říká k tomu finanční kontrolorka společnosti Kamila Burgerová.
NahoruImplementace se protáhla, ale nakonec byla úspěšná
Protože MoroSystems působí v IT, dobře věděli, že na trhu existují počítačové systémy sloužící k automatizaci příjmu faktur. Hledali řešení, které je zbaví papírových dokladů, zpřehlední proces schvalování faktur a automatizuje některé rutinní činnosti – zejména ruční přepisování údajů z dokladů.
Při rešerši trhu narazili na řešení iNVOiCE FLOW od společnosti GRIT, které podle popisu splňovalo všechny jejich požadavky. Navíc si jej díky nízké pořizovací ceně mohli jednoduše vyzkoušet, aniž by zbytečně riskovali.
Implementace nástroje byla nicméně složitější. Zkomplikoval ji zejména fakt, že pod MoroSystems působí tři samostatné firmy. Hodně se tak řešilo odlišení jednotlivých faktur i celý schvalovací proces. Náročné bylo rovněž napojení na systém Money S3, který vlastní externí účetní kancelář a lidé z MoroSystems k němu přistupují jen vzdáleně.
"Nasazení nástroje jsme začali řešit na jaře 2020, první ostrou verzi jsme spustili v červenci a kompletní napojení i na…
