1.1
Vnitřní směrnice pro digitální účetnictví – úvod
Ing. Josef Horák, Ph.D.
NahoruCo rozumíme pod pojmem vnitřní firemní předpisy?
Zákon o účetnictví stanoví, že účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů (§ 8 ZoÚ).
K dosažení této povinnosti je třeba ve firmě dodržovat určitá pravidla. Tato pravidla jsou jednak pevně stanovena (např. zákonem o účetnictví a dalšími právními předpisy) a jednak si účetní jednotky sami mohou rozhodnout a stanovit v rámci vymezených norem své předpisy.
V literatuře se tato pravidla vymezená v účetní jednotce nazývají vnitropodnikové směrnice nebo vnitřní směrnice, interní předpisy apod.
NahoruProč je dobré digitalizovat finanční účetnictví?
Digitalizace a automatizace jsou fenomény dnešní doby. Prostupují řadou oborů, procesů, činností a aktivit. Jednou z významných oblastí, u kterých digitalizace probíhá, je právě i finanční účetnictví. Tím, že podnikatelský subjekt zdigitalizuje své účetnictví, získá konkurenční výhodu na trhu oproti subjektům, které s digitalizací nepočítají. Tento proces se týká všech podnikatelských subjektů na trhu, kteří chtějí zůstat konkurenceschopní, tedy od těch nejmenších (mikro účetních jednotek) po ty největší (velké účetní jednotky). Využívání digitálních technologií přispívá k efektivnímu přesnou dat a následně i informací s cílem zajistit, aby byly jednotlivé procesy realizovány s maximální možnou mírou efektivity.
NahoruKomu jsou určeny uvedené vzory vnitřních předpisů?
Uvedené vzory jsou určeny fyzickým a právnickým osobám, které účtují v souladu s vyhláškou č. 500/2002 Sb. a Českými účetními standardy pro podnikatele, ve znění pozdějších předpisů, přičemž tyto účetní jednotky mohou být v současné době již parciálně či komplexně zdigitalizovány v oblasti finančního účetnictví nebo se na digitalizaci svého účetnictví teprve připravují.
V rámci novelizace zákona o účetnictví s účinností od 1. 1. 2024 došlo k zavedení měny účetnictví (funkční měny v pojetí IFRS). Předložené vnitřní směrnice vychází z toho, že měnou účetnictví jsou české koruny.
NahoruProč je nutné ve firmě vydat vnitřní předpisy?
Smyslem vnitřních předpisů je aplikovat zákonné normy podle konkrétních podmínek; z variantního řešení, které platné předpisy umožňují, vybrat to nejvhodnější, dále rozdělit pravomoc a odpovědnost za jednotlivé oblasti účetnictví z důvodů zkvalitnění řízení a umožnit tak následnou vnitřní i vnější kontrolu. Průkazně vedené účetnictví je samozřejmě předpokladem úspěšného zvládnutí daňové kontroly.
Při tvorbě předpisů je nesmírně důležité si uvědomit, že se sice týkají účetnictví, ale mnoho podkladů vzniká v jiných útvarech, než jsou účtárny. Podle našich zkušeností jsou časté problémy v komunikaci mezi místy oprávněnými k uzavírání smluv a účtárnami, takže mnoho smluv se do účtáren dostanou pozdě nebo vůbec ne a vznikají nepříjemné problémy při auditu nebo daňové kontrole. Další, podle našich zkušeností ne výjimečnou záležitostí, jsou smlouvy, které jsou sice právně bezchybné, ale z hlediska daňového mají na firmu nepříjemné dopady, které by bylo možno při dobré vzájemné komunikaci jinou, věcným obsahem a právně rovnocennou, formulací vyloučit.
Některé dále uvedené směrnice nejsou výslovně žádným předpisem předepsány – například oběh účetních dokladů. Avšak vymezením oprávněnosti a odpovědnosti příslušných zaměstnanců, vypracování návaznosti pracovních postupů, včetně lhůt předání dokladů mezi jednotlivými pracovišti, je vytvořen základní předpoklad k vybudování funkčního systému ve firmě.
NahoruKdy je třeba ve firmě vydat vnitřní předpisy?
Při vzniku účetní jednotky (bez konkrétního rozhodnutí v určité oblasti, např. v oblasti účtování zásob není možné začít účtovat, dále je třeba vymezit pravomoci a odpovědnost, včetně termínů plnění za jednotlivé činnosti apod.), aktualizaci je třeba provádět každoročně, vždy k začátku nového účetního období, aktualizace v průběhu účetního období je třeba provádět tehdy, pokud se změní vnější podmínky (např. změny zákonů) nebo vnitřní podmínky (např. potřeba tvorby rezerv apod.).
Pravidlo zakotvené v § 4 odst. 15 ZoÚ, zákona o účetnictví, stanoví, že účetní jednotky jsou povinny v příslušném účetním období použít účetní metody podle § 4 odst. 8 ZoÚ, ve znění platném na počátku období.
Z výše uvedeného pravidla vyplývá, že pokud účetní jednotka přejde z účetního období kalendářního roku na hospodářský rok, potom pokračuje v průběhu celého jednoho účetního období podle účetních metod platných k prvnímu dni tohoto účetního období.
NahoruJaké sankce může firma očekávat v případě, že nemá vnitřní předpisy?
Nemá-li účetní jednotka vytvořeny vnitřní účetní předpisy, není účetnictví správné a účetní jednotka se dopouští přestupku a může jí být uložena pokuta do výše 3 % hodnoty celkových aktiv brutto (§ 37a ZoÚ). K ukládání pokut je oprávněn finanční úřad při daňové kontrole, případně jiný kontrolní orgán.
NahoruJakým způsobem jsou vnitřní předpisy konstruovány?
Obecně platné metodické vymezení – dané zákonem o účetnictví, zákonem o daních z příjmů a dalšími právními předpisy – není nutné do vnitřních předpisů opisovat, stačí například odvolání na konkrétní zákon a paragraf, který danou problematiku vymezuje, a ve vnitřní směrnici pouze rozhodnout o variantním řešení, které závazný předpis nabízí a organizační zajištění dané oblasti (termíny, odpovědnost). V praxi se však v řadě oblastí osvědčilo stručné uvedení závazného metodického vymezení v…
