Zachování digitální stopy účetních a daňových dokladů

Struktura vnitřního předpisu o zachování digitální stopy účetních a daňových dokladů:

1. Předmět vnitřního předpisu

2. Obecná ustanovení

3. Zachování digitální stopy vystavených účetních dokladů v elektronické podobě

4. Zachování digitální stopy vystavených daňových dokladů v elektronické podobě

5. Zachování digitální stopy přijatých účetních dokladů v elektronické podobě podepsaných kvalifikovaným či uznávaným elektronickým podpisem nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí

6. Zachování digitální stopy přijatých daňových dokladů v elektronické podobě podepsaných kvalifikovaným či uznávaným elektronickým podpisem nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí

7. Zachování digitální stopy přijatých účetních dokladů v elektronické podobě nepodepsaných kvalifikovaným či uznávaným elektronickým podpisem nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí

8. Zachování digitální stopy přijatých daňových dokladů v elektronické podobě nepodepsaných kvalifikovaným či uznávaným elektronickým podpisem nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí

9. Zachování digitální stopy účetních a daňových dokladů konvertovaných z listinné podoby na elektronickou formu prostřednictvím autorizované konverze

1. Předmět vnitřního předpisu

Vnitřní předpis vymezuje problematiku zachování digitální stopy účetních a daňových dokladů, které byly již v prvopočátku vystaveny v elektronické podobě účetní jednotkou či jiným subjektem, a dále účetních a daňových dokladů, které byly konvertovány z listinné podoby na elektronickou formu prostřednictvím autorizované konverze.

2. Obecná ustanovení

Účetní jednotka je povinna vést účetnictví úplně, přehledně, srozumitelně, správně, průkazným způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů v souladu s § 8 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Účetní jednotka účtuje účetní operace do účetních knih na základě účetních dokladů. Účetní doklad je nástrojem doložitelnosti a oprávněnosti zaúčtování příslušné transakce a zajišťuje průkaznost účetnictví.

Účetní jednotka může převést účetní záznam z jedné formy do jiné nové formy. Touto konverzí však vzniká nový účetní záznam. Z tohoto důvodu je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je naprosto totožný s obsahem účetního záznamu v původní formě.

Účetní jednotka uschovává účetní doklady po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, a daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Úschova účetních a daňových dokladů je dále upravena vnitřním předpisem "Úschova účetních a daňových dokladů v elektronické podobě".

3. Zachování digitální stopy vystavených účetních dokladů v elektronické podobě

Možná varianta:

Účetní jednotka vystavuje účetní doklad v elektronické podobě prostřednictvím účetního softwaru / ERP systému / jiným způsobem (např. v MS Office, LibreOffice apod.): ....................... (konkrétně specifikujte použitý účetní software či ERP systém)

Účetní doklady jsou vystaveny ve formátu ................ (konkrétně specifikujte formát, ve kterém jsou vystaveny účetní doklady)

Osoba odpovědná za vystavení účetního dokladu v elektronické podobě: ........................ (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež je zodpovědná za vystavení účetních dokladů. Případně specifikujte všechny osoby, které mohou vystavovat účetní doklady. Pokud má více osob oprávnění vystavovat účetní doklady, u každé z uvedených osob zároveň jednoznačně specifikujte konkrétní typy dokladů, které je daná odpovědná osoba oprávněna vystavit). Při podpisu účetního dokladu, vkládá současně tato odpovědná osoba kvalifikované časové razítko do příslušného účetního dokladu z důvodu prodloužení platnosti účetního dokladu až o 5 let.

Věcnou správnost vystavených účetních dokladů v elektronické podobě potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu): .............. (uveďte oprávněnou osobu – jméno, příjmení, datum narození)

Formální správnost vystavených účetních dokladů v elektronické podobě potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu): ............. (uveďte oprávněnou osobu – jméno, příjmení, datum narození)

Vystavení účetních dokladů je dále upraveno vnitřním předpisem "Vystavení dokladů v elektronické podobě". Podpis účetních dokladů v elektronické podobě je upraven vnitřními předpisy "Elektronické podpisy a časová razítka" a "Podpisový řád"

4. Zachování digitální stopy vystavených daňových dokladů v elektronické podobě

Možná varianta:

Účetní jednotka vystavuje daňový doklad v elektronické podobě prostřednictvím účetního softwaru / ERP systému / jiným způsobem (např. v MS Office, LibreOffice apod.): ....................... (konkrétně specifikujte použitý účetní software či ERP systém)

Daňové doklady jsou vystaveny ve formátu ................ (konkrétně specifikujte formát, ve kterém jsou vystaveny daňové doklady)

Osoba odpovědná za vystavení daňového dokladu v elektronické podobě: ........................ (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež je zodpovědná za vystavení daňových dokladů. Případně specifikujte všechny osoby, které mohou vystavovat daňové doklady. Pokud má více osob oprávnění vystavovat daňové doklady, u každé z uvedených osob zároveň jednoznačně specifikujte konkrétní typy dokladů, které je daná odpovědná osoba oprávněna vystavit). Při podpisu daňového dokladu, vkládá současně tato odpovědná osoba kvalifikované časové razítko do příslušného daňového dokladu z důvodu prodloužení platnosti daňového dokladu až o 5 let.

Věcnou správnost vystavených daňových dokladů v elektronické podobě potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem / kvalifikovanou elektronickou pečetí. (vyberte správnou variantu): .............. (uveďte oprávněnou osobu – jméno, příjmení, datum narození)

Formální správnost vystavených daňových dokladů v elektronické podobě potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem / kvalifikovanou elektronickou pečetí. (vyberte správnou variantu): ............. (uveďte oprávněnou osobu – jméno, příjmení, datum narození)

Vystavení daňových dokladů je dále upraveno předpisem "Vystavení dokladů v elektronické podobě". Podpis daňových dokladů v elektronické podobě je upraven vnitřními předpisy "Elektronické podpisy a časová razítka" a "Podpisový řád".

5. Zachování digitální stopy přijatých účetních dokladů podepsaných kvalifikovaným či uznávaným elektronickým podpisem nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí

Možná varianta:

Přijaté účetní doklady, které jsou podepsány výstavcem prostřednictvím kvalifikovaného či uznávaného elektronického podpisu nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí, jsou uschovány ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají přijaté účetní doklady včetně použitých softwarových produktů).

Věcnou správnost přijatých účetních dokladů potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem / kvalifikovanou elektronickou pečetí. (vyberte správnou variantu): .............. (uveďte oprávněnou osobu – jméno, příjmení, datum narození)

Formální správnost přijatých účetních dokladů potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem / kvalifikovanou elektronickou pečetí. (vyberte správnou variantu): ............. (uveďte oprávněnou osobu – jméno, příjmení, datum narození)

Účetní jednotka vkládá kvalifikované časové razítko zároveň při podpisu přijatého účetního dokladu prostřednictvím kvalifikovaného elektronického podpisu / uznávaného elektronického podpisu / zaručeného elektronického podpisu / kvalifikované elektronické pečeti.

Ověřování účetních dokladů je dále upraveno předpisem "Ověřování dokladů v elektronické podobě". Podpis účetních dokladů v elektronické podobě je upraven vnitřními předpisy "Elektronické podpisy a časová razítka" a "Podpisový řád".

6. Zachování digitální stopy přijatých daňových dokladů podepsaných kvalifikovaným či uznávaným elektronickým podpisem nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí

Možná varianta:

Přijaté daňové doklady, které jsou podepsány výstavcem prostřednictvím kvalifikovaného či uznávaného elektronického podpisu nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí, jsou uschovány ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají přijaté daňové doklady včetně použitých softwarových produktů).

Věcnou správnost přijatých daňových dokladů potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem / kvalifikovanou elektronickou pečetí. (vyberte správnou variantu): .............. (uveďte oprávněnou osobu – jméno, příjmení, datum narození)

Formální správnost přijatých daňových dokladů potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem / kvalifikovanou elektronickou pečetí. (vyberte správnou variantu): ............. (uveďte oprávněnou osobu – jméno, příjmení, datum narození)

Účetní jednotka současně vkládá kvalifikované časové razítko při podpisu přijatého daňového dokladu prostřednictvím kvalifikovaného elektronického podpisu / uznávaného elektronického podpisu / zaručeného elektronického podpisu / kvalifikované elektronické pečeti.

Ověřování daňových dokladů je dále upraveno předpisem "Ověřování dokladů v elektronické podobě". Podpis účetních dokladů v elektronické podobě je upraven vnitřními předpisy "Elektronické podpisy a časová razítka" a "Podpisový řád".

7. Zachování digitální stopy přijatých účetních dokladů v elektronické podobě nepodepsaných kvalifikovaným či uznávaným elektronickým podpisem nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí

Přijaté účetní doklady, které nejsou podepsány výstavcem prostřednictvím kvalifikovaného či uznávaného elektronického podpisu nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí, jsou uschovány ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají přijaté účetní doklady včetně použitých softwarových produktů).

Věcnou správnost přijatých účetních dokladů potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem / kvalifikovanou elektronickou pečetí. (vyberte správnou variantu): .............. (uveďte oprávněnou osobu – jméno, příjmení, datum narození)

Formální správnost přijatých účetních dokladů potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem / kvalifikovanou elektronickou pečetí. (vyberte správnou variantu): ............. (uveďte oprávněnou osobu – jméno, příjmení, datum narození)

Účetní jednotka současně vkládá kvalifikované časové razítko při podpisu přijatého účetního dokladu prostřednictvím kvalifikovaného elektronického podpisu / uznávaného elektronického podpisu / zaručeného elektronického podpisu / kvalifikované elektronické pečeti.

Vzhledem ke skutečnosti, že v případě přijatých účetních dokladů, které nejsou podepsány výstavcem prostřednictvím kvalifikovaného či uznávaného elektronického podpisu, resp. kvalifikovanou elektronickou pečetí, musí účetní jednotka být schopna prokázat, že výstavcem tohoto účetního dokladu je právě subjekt, který je na účetním dokladu uvedený jako jeho výstavce. Z důvodu tohoto důkazního břemene účetní jednotka v maximálně možné míře podchycuje digitální auditní stopu následujícím způsobem:

• Veškerá e-mailová komunikace s obchodním partnerem je uložena: .................... (uveďte způsob, jak uschováváte příslušnou e-mailovou komunikaci k příslušné účetní transakci, specifikujte datové uložiště a případně uveďte softwarové produkty, prostřednictvím nichž uschováváte tuto komunikaci).

• Vystavené objednávky jsou uloženy: ............. (uveďte způsob, jak uschováváte vystavené objednávky k dané účetní transakci, specifikujte datové uložiště a případně uveďte softwarové produkty, prostřednictvím nichž uschováváte tyto dokumenty).

• Přijaté dodací listy jsou uloženy: ................ (uveďte způsob, jak uschováváte přijaté dodací listy k dané účetní transakci, specifikujte datové uložiště a případně uveďte softwarové produkty, prostřednictvím nichž uschováváte tyto dokumenty).

• Přepravní doklady jsou uloženy: ................ (uveďte způsob, jak uschováváte přepravní doklady k dané účetní transakci, specifikujte datové uložiště a případně uveďte softwarové produkty, prostřednictvím nichž uschováváte tyto dokumenty).

• Smlouvy jsou uloženy: ................ (uveďte způsob, jak uschováváte smlouvy k dané účetní transakci, specifikujte datové uložiště a případně uveďte softwarové produkty, prostřednictvím nichž uschováváte tyto dokumenty).

• Další dokumenty: ................ (vymezte jednotlivé další dokumenty a uveďte způsob, jak příslušné dokumenty uschováváte, specifikujte datové uložiště a případně uveďte softwarové produkty, prostřednictvím nichž uschováváte tyto dokumenty).

Ověřování účetních dokladů…